萬邦電纜文件控制程序

1.目的和適用范圍

    通過對文件的控制，保持其有效性、適用性，確保各使用場所使用有效的文件。

適用于質(zhì)量管理體系相關(guān)的文件的控制。

2.定義

管理體系文件：分為四階層次，第一層是《管理手冊》，第二層是《程序文件》，第三階層是作業(yè)指導(dǎo)書，包括生產(chǎn)作業(yè)指導(dǎo)書SOP、檢驗作業(yè)指導(dǎo)書SIP及為質(zhì)量、環(huán)境管理制定的策劃方案、計劃、指南等，第四層紀(jì)錄作為一種特殊的文件在《記錄的控制程序》中規(guī)定；

技術(shù)文件：技術(shù)規(guī)范、技術(shù)圖紙、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等；

管理性文件：各部門制定的管理制度、規(guī)定；

外來文件：指非本公司制定的直接從外部獲得的與質(zhì)量、環(huán)境管理體系相關(guān)法律法規(guī)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)以及客戶提供使用的文件資料等。

3. 職責(zé)

　　辦公室負(fù)責(zé)公司級文件管控。

　　各關(guān)部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的制訂、使用和保管。

4.工作程序

4.1編制、審核、批準(zhǔn)

4.1.1《管理手冊》由辦以室負(fù)責(zé)起草編制，《程序文件》由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)編制，《質(zhì)量手冊》、《程序文件》由管理者代表負(fù)責(zé)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布實施。

4.1.2部門技術(shù)性、管理性文件由各部門負(fù)責(zé)編制并頒布實施。

4.2文件編制內(nèi)容

4.2.1《管理手冊》應(yīng)包括封面、扉頁（批準(zhǔn)頁）、目錄、更改履歷頁和公司概況介紹、適用范圍，應(yīng)用指南（包括任何刪減說明）及手冊正文（描述過程的相互順序和作用及對程序文件的引用）等。

4.2.2《程序文件》編寫的內(nèi)容應(yīng)包括：主題內(nèi)容與適用范圍；定義和術(shù)語；職責(zé)；過

程的控制要求；相關(guān)文件的引用（包括支持性的作業(yè)指導(dǎo)書、部門管理文件、技術(shù)文件、外來文件）；記錄等。

4.2.3作業(yè)指導(dǎo)書的編寫內(nèi)容應(yīng)包括：目的、適用范圍、作業(yè)過程步驟、要點及注意事項、相關(guān)文件的引用等。

4.3編號規(guī)則：

4.3.1管理手冊

       QES  / AT  -   01 - 2009

                                     管理文件順序號

                                     企業(yè)代號

管理手冊代號

4.3.2程序文件

       QP / AT -4.2.3

                                    相對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求章節(jié)號

                                    程序文件（EP 、SP代表環(huán)境安全專屬文件）

4.3.3作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理性文件等三階文件

       GY   / AT -01

                                  文件順序號

                                   企業(yè)代號

                                  部門代號（部門代號以部門名稱拼音前兩字母表示，例如：GY供應(yīng)部、JS技術(shù)類）

4.3.4記錄表單：

QR/ AT -4.2.3  - 01

                                表單順序號

                               相對應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求章節(jié)號

                           記錄表單（ER、SR代表環(huán)境、安全專屬記錄格式）

4.4文件的標(biāo)識控制

4.4.1文件可分為受控和非受控兩種狀態(tài)，凡現(xiàn)場流通使用的、與管理體系相關(guān)的，及提交認(rèn)證公司等相關(guān)方的文件都必須受控，在文件上加蓋“受控”章，非受控文件無“受控”印章。

4.4.2圖樣、技術(shù)文件應(yīng)按規(guī)定標(biāo)識技術(shù)狀態(tài)，確�，F(xiàn)行有效。編碼方法為“V1.0”，根據(jù)技術(shù)文件版本順序編號。

4.5文件的發(fā)放控制

需做好文件發(fā)放的登記[文件和資料發(fā)放登記表]，并登記分發(fā)編號。公司級的文件（含管理手冊、程序文件等）由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)做好發(fā)放記錄，有各部門做好本部門文件的發(fā)放登記。

4.6文件的保管

應(yīng)建立受控文件清單進(jìn)行整理歸檔保管，防止丟失和損壞。

4.7外來文件

外來文件同樣需標(biāo)識好受控狀態(tài)，列于部門[受控文件清單]，并控制其分發(fā)做好發(fā)放記錄，以確保外來文件被有效選擇使用。

4.8電子文檔的控制

文件當(dāng)時呈電子媒體形式時，同樣按上述規(guī)定做好控制，特別對電子文檔的更改、下載應(yīng)嚴(yán)格控制，在公司內(nèi)規(guī)定，所有的文件只能授權(quán)文件的主管部門主管人員才能下

載、更改，其他人員只讀不能改，也不能下載，以防止電子文檔的失控，同時對所有文件應(yīng)至少拷貝一份或刻錄光盤加以保存（同樣要進(jìn)行編目、標(biāo)識版本號），防止電子文檔的丟失。

4.9文件的更改

4.9.1文件的更改需按原審批程序進(jìn)行提出、審核、批準(zhǔn)后方可實施更改。

4.9.2更改時需在文件修改欄中做好更改記錄[文件更改申請（批準(zhǔn)）通知單]，應(yīng)包括其它相關(guān)文件的更改要求及相關(guān)產(chǎn)品的處理措施。

4.10文件作廢

4.10.1文件的作廢需按原制定審批程序進(jìn)行提出、審核、批準(zhǔn)后方可實施報廢，填寫[文件更改申請（批準(zhǔn)）通知單]。

4.10.2新版本文件發(fā)放時舊版本文件自行作廢，需將舊版本文件收回、作廢，以防舊版文件在現(xiàn)場使用。

4.10.2作廢文件需從使用現(xiàn)場收回，并作登記，作廢文件作為歷史追溯時或需要保留參考使用的，須劃去“受控”章，加蓋“作廢保留”印章，以防誤用。

4.11文件銷毀

對需銷毀的作廢文件或過期質(zhì)量記錄，文件、記錄管理部門收回統(tǒng)一銷毀并在文件發(fā)放登記表上作記錄。http://www.zscmsdcq.com

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